Nahezu jeder, der schon einmal in einem Büro gearbeitet hat, kennt die Situation des dort herrschenden Chaos, die sich auch dann immer wieder einschleicht, wenn sich alle bemühen, ihre Arbeit gut zu organisieren.

Das Geheimnis, für eine gute Organisation des Büroalltages liegt nicht, wie von vielen angenommen in der Arbeitsweise einzelner, sondern darin, eine für alle gültige, übergeordnete Struktur zu schaffen, was meist im Aufgabenbereich der Führungsetage liegt. Kommen von dort klare Vorgaben, so ist es für die meisten Mitarbeiter auch wesentlich einfacher, sich diesen anzupassen, und eigene Schwächen im Bereich der Organisation zu überwinden. Zudem klappt so auch das Zusammenspiel verschiedener Abteilungen und Mitarbeiter wesentlich besser.
Auch Konflikte, welche vor allem dann entstehen, wenn sich die Frage stellt, wer die Verantwortung für eventuelle Fehler oder verschwundene Unterlagen trägt, lassen sich auf diesem Wege vermeiden.
Als Anregung sollten sich Abteilungsleiter deshalb Gedanken dazu machen, wie die Organisation ihrer Arbeitsabläufe aussehen soll.
Erste Grundlage dafür ist meist eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben auf unterschiedliche Mitarbeiter vorzunehmen. Während ein Teil der Mitarbeiter beispielsweise für die Kontrolle des Wahreneingangs verantwortlich ist, könnten sich andere darum kümmern, Angebote einzuholen und wieder andere, Angebote an Kunden zu verschicken. So muss nicht jeder Vorgang, welche lediglich von einem Mitarbeiter bearbeitet wird, später von anderen gesucht werden, wenn sich hieraus eine Frage von Seiten eines Kunden oder Lieferanten ergibt.
Zudem versteckt sich hinter der Aufgabenteilung auch eine gewisse Kontrollfunktion. Fehler passieren immer wieder und sind mehr als menschlich, wandern Unterlagen allerdings innerhalb eines Unternehmens durch mehrere Hände, so werde diese in vielen Fällen entdeckt, noch bevor Kunden etwas davon merken.
Zusätzlich trägt eine übersichtliche Büroorganisation auch zu reibungslosen und schnellen, somit also effektiveren Arbeitsabläufen bei. Kein Mitarbeiter verschwendet mehr wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen, die er gerade benötigt, wenn er von vornherein weiß, welcher Kollege für deren Bearbeitung gerade zuständig ist. Eine kurze Frage genügt dann, um die Unterlagen oder gar gleich die Antwort zu erhalten.
Doch die beste Organisation der Arbeitsabläufe ist keine Hilfe im Büro, wenn Ablagesystem und Führung der Akten weiterhin ohne jegliche Vorgabe je nach Lust und Laune einzelner gestaltet werden.
Hier gilt es ebenfalls, Strukturen zu schaffen. Um einen problemlosen Umgang damit zu ermöglichen sollten diese so einfach und übersichtlich wie möglich gehalten werden. Genügend Regale und Ordner sind dafür ebenso wichtig, wie eine sinnvolle Verteilung der Unterlagen, geordnet nach deren Kategorien. Stehen die Ordner hingegen ohne weitere Ordnungsmerkmale durcheinander in den Regalen, geht das große Suchen der Kollegen erneut los.
Wer es hingegen schafft, eine Büroabteilung logisch und einfach zu strukturieren, bietet seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, effizient und gezielt zu arbeiten, ohne deren Arbeitskraft für unwichtige Zusatzaufgaben zu verschwenden. Dieser Erfolg wird oftmals auch das ein oder andere Lob der Geschäftsleitung einbringen, welche garantiert bemerkt, wie sich die Abläufe innerhalb einer Abteilung immer weiter verbessern.